Alles für die Katz!? Ausschreibungen.

Ein Angebot, in dem eine Menge Arbeit steckt.
Ein Angebot, in dem eine Menge Arbeit steckt.

23. Januar 2020

Heute berichten wir Euch von unseren Erfahrungen mit Ausschreibungen. Die öffentliche Hand oder auch Privatunternehmen müssen Aufträge ab einem bestimmten Wert öffentlich ausschreiben, um diese vergeben zu können. Dies besagen bestimmte verwaltungsrechtliche Vorschriften.

Kriterien manchmal hanebüchen

Die Kriterien zur Vergabe eines Auftrages sind manchmal hanebüchen. Zuletzt lag uns eine Ausschreibung vor, bei der der Preis des Angebots mit 40 Prozent bewertet wurde. Ein Kriterium, das 40 Prozent wog, war also der Preis des Angebots. Diese Erfahrung haben wir beim Lesen von Ausschreibungen schon öfter gemacht. Der Preis wiegt oft mehr als die Qualität eines Angebots.

Ein riesengroßer Aufwand

Aus Agentursicht können wir Euch sagen, dass es ein riesengroßer Aufwand ist, ein Angebot für eine öffentliche Ausschreibung abzugeben. Da wir bei unserer Arbeit großen Wert auf Qualität legen, machen wir uns auch bei der Abgabe eines Angebots die entsprechende Mühe.

Mal konkret: Kürzlich wurden wir als Filmagentur av22 dazu eingeladen, ein Angebot für einen Auftrag im unteren sechsstelligen Euro-Betrag abzugeben. Also haben zwei unserer Redakteurinnen das Thema recherchiert und textlich kreativ ausgearbeitet. Unser Fotograf ist losgezogen, um Bilder zu machen, die unser Angebot veranschaulichen. Diese hat er nachbearbeitet. Anschließend hat eine unserer freien Grafikerinnen eine professionelle Druckvorlage erstellt. Unser ausgedrucktes Angebot hat unser Geschäftsführer höchstpersönlich beim potenziellen Auftraggeber abgegeben. Fahrzeit: hin und zurück zwei Stunden.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Hinz und Kunz

Ach so: Bevor wir das inhaltliche Angebot überhaupt abgeben durften, mussten wir Unbedenklichkeitsbescheinigungen von allen möglichen Einrichtungen abgeben – vom Finanzamt, vom Gewerbeaufsichtsamt, von der Berufsgenossenschaft. Dann forderte unser potenzieller Auftraggeber Versicherungsbestätigungen und Umsatzberichte. Anschließend bekamen wir erst die Einladung, an der „richtigen“ Ausschreibung teilzunehmen. Puh!

 

Das Ergebnis: Wir wurden zur Präsentation eingeladen. Diese verlief gut. Wir erhielten positive Rückmeldungen – von den acht oder neun zuhörenden Personen. Ein paar Tage später – einen Tag nach dem zugesagten Termin wohlgemerkt: Absage. Telefonisch wurde uns mitgeteilt, dass der von uns vorgegebene Zeitrahmen zu eng sei. In der Präsentation waren diese Bedenken aber bereits angesprochen und ausgeräumt worden. Letztlich habe man sich für das „wirtschaftlichste“ Angebot entschieden. Aha. Wir fragen uns, was der wirkliche Grund für die Absage war, werden diesen aber wohl nie ehrlich erfahren. Abgehakt!

Ein Vergleichsangebot zum Argumentieren

Leider haben wir die Vermutung, dass Agenturen manchmal nur eingeladen werden, um ein Vergleichsangebot abzugeben. Dann ist es wahrscheinlich so, dass die ausführende Agentur von Vornherein feststeht, der Auftraggeber aber ein Vergleichsangebot zum Argumentieren braucht.

Zahlt ein Pitch-Geld!

Dafür ist uns unsere Zeit zu schade. Wir appellieren an alle Auftraggeber, den Agenturen wenigstens ein Pitch-Geld zu zahlen, wenn sie schon eingeladen werden, ein Angebot abzugeben. Das deckt nicht den tatsächlichen Aufwand, ist aber ein Tropfen auf dem heißen Stein. Man fühlt sich als kleine Agentur einfach nicht so ausgenutzt.

Unser Fazit: Wir suchen schon länger nicht mehr in den einschlägigen Datenbanken nach Ausschreibungen – vor allem nicht in Ballungsräumen. Sollen sich andere darum kloppen. Für den Fall, dass wir eingeladen werden, an einer Ausschreibung teilzunehmen, werden wir abwägen: Wie hoch ist der Auftragswert? Wird ein Pitch-Geld gezahlt? Wie viel Arbeit macht uns die Abgabe eines Angebots?

Es wäre schön, wenn die Leute, die Aufträge zu vergeben haben, diesen Text lesen.  

Viele Grüße aus der Alten Tuchfabrik in Euskirchen

Eure Filmagentur plus av22